電子印鑑とは何?<効力や概要・現状と将来性などを解説>

電子印鑑は印刷前に捺印できるシステム

電子印鑑とは、従来、文書を紙に印刷した後に捺印していたものを、まだ印刷する前の段階で捺印できるようにしたシステムです。電子印鑑は、パソコンで作成中の文書のみならず、スキャナーで取り込んだ文書にも捺印できるため、文書を印刷した後で1個1個捺印していた作業が、電子文書の段階で1回捺印するだけで済み、作業の効率化が図れます。

 

その効力は?

印鑑といえば法的な効力が認められていますが、電子印鑑についても、通常の印鑑のように法的な効力が認められています。

 

そのため印鑑をすべて廃止して電子印鑑に切り替えたとしても、今までと変わらない形で書類を作成することが出来るということになるのですが、実際には取引先の企業が電子印鑑を認めないなど、状況次第で印鑑として使用することが出来なくなるので、高い効力を持つとは一概には言えないのが現状です。

 

どんな場面で使えるのか?

電子印鑑は通常の印鑑とは違い、データ上での契約のやり取りにも活用することが出来ます。

 

例えば今まではPCで作成した書類をプリントアウトして、後から印鑑を押して郵送する必要があった取引が、PC上で書類作成と電子印鑑による捺印を行えば、そのままデータをメールなどで送信すれば、書類のやり取りがすべてPC上で行えます。

 

その代わり電子印鑑は簡単に複製が出来るので、重要な契約を行う際は、電子印鑑は使えないことが多いです。
電子印鑑はまだ生まれたばかりのシステムで、まだまだ成熟していない点がたくさんあります。

 

それでも有効活用できる面はたくさんあるので、これから先電子印鑑がメジャーなものとなり、今まで行っていた面倒な業務から開放されたり、よりお得に会社を運営できるようになるかもしれません。

 

年間3000億円の削減になるとのこと

現在はまだ、ビジネスシーンで利用され始めたという段階ですが、文書の電子化により、経済活動で使われる紙資源などが年間3000億円分も削減できるという試算があります。また、2005年4月1日施行の「e-文書法」では、それまで紙媒体で保存することが義務付けられていた税務関係帳簿書類についても、電子文書としての保存が認められたため、今後電子印鑑システムの利用が伸びていく可能性は十分あります。

 

フリーソフトもある

現在出回っている電子印鑑には様々なレベルのものがあり、中にはフリーソフトもあります。しかし、フリーソフトの電子印鑑は、個人認証やタイムスタンプなどの面で不安があります。例えれば認印やシャチハタ印のようなものですから、フリーソフトの電子印鑑は社内文書や個人での利用に留めておいた方が賢明です。

 

今後への課題

今後電子印鑑の利用範囲が広がっていくためには、以下の点を改善させないといけません。

  • 誰がいつ捺印したかわかるようにするタイムスタンプ機能
  • 固有識別情報の埋め込み
  • 捺印と同時に電子署名を行う機能
  • 印鑑証明書と同じ効力をもつ公開鍵暗号基盤の適用

特に、公的な電子文書への捺印が認められるためには、真実性や客観性、可視性の要求には応えられないと難しいと言えます。

 

将来的な見通しは明るい

しかし、現在シャチハタ株式会社から発売中の「パソコン決裁」という電子印鑑システムでは、前述の問題がほぼクリアされています。1つ1つをオーダーメイドで作成し、印鑑のデータにシリアル番号が付与されているため、同じ姓の物でも、誰の電子印鑑か判断ができるというものです。しかも、印鑑自体の複製ができないようになっているだけでなく、ExcelやWordといったオフィスでよく使われるソフトとも連動されているため、捺印後の改ざんもできないようになっています。

 

電子印鑑と手持ちの印鑑の印面が同じになるように作られているのも特徴で、捺印後の電子印影に、誰がいつ捺印したものかという情報が埋め込まれており、それを受け取った人が確認することもできます。捺印と同時に付与できる電子署名も対応済みで、「インプレット」という個人認証システムの適用できるようになっています。

 

ですから、今後もっと利用範囲が広がっていくでしょう。

電子印鑑のメリットデメリットについて

昔から様々な場面で使われている印鑑ですが、最近はPC上で取引を行うことも増えてきており、そのための新しい印鑑が求められるようになっていました。
そうした声を受けて生まれたのが電子印鑑で、PC上で印鑑のデータを管理することによって、様々なメリットを得ることができました。

 

その反面生まれたデメリットもありますが、電子印鑑のメリットデメリットとは何なのでしょうか。

 

電子印鑑のメリット

幅広い取引が可能に

電子印鑑の最大のメリットは、今まで出来なかった取引が行えるようになったことにあります。
法人の契約手続きには社用の印鑑を使用する必要があったので、PC上で作った書類は一度印刷して、捺印した上で郵送したり管理したりする必要がありましたが、電子印鑑があれば書類作成から転送・管理まですべてPC上で行うことが出来るようになり、より簡単に取引を進め、少ないスペースでデータ管理が出来るようになります。

 

コスト削減に

電子印鑑があると、オフィスの様々なコストを削減することが出来ます。
まず印鑑自体を購入する必要がなくなりますし、それらを管理する手間やスペースも必要なくなります。

 

さらに印鑑を捺印して保管する必要がある書類も、すべてデータ上で捺印して保管することが出来、山のように必要だった書類がUSBメモリ一枚ですべて保管できるようになったり、それらの書類を印刷する費用もまとめてカットすることができます。

 

電子印鑑のデメリット

複製が簡単

業務上では様々なメリットがある電子印鑑ですが、その代わり複製が非常に簡単という大きなデメリットがあります。
電子印鑑はあくまでデータなので、非常に簡単にコピーすることが出来、その気になればすぐに悪用することが出来ます。

 

さらにセキュリティがしっかりしていないと、ネット経由で簡単に情報が漏洩してしまうので、そうした情報管理を徹底していない企業の場合、会社員にまつわる情報が世界中に発信されかねません。

 

 

電子印鑑は様々なメリットがありますが、同時に非常に大きなデメリットを抱えています。
まだまだ発展段階の技術でもあるので、これから先の発展次第では、より多くのメリットが増えるとともに、大きなデメリットも解消されるようになるかもしれません。


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